Faktúry: koncept a vystavenie

Vytvorenie faktúry, položky a DPH, zľavy, forma úhrady, poznámky, vystavenie, PDF, odoslanie e-mailom, úhrady, dobropis a vrátenie peňazí.

Nová faktúra

Na stránke Faktúry kliknite na Nová faktúra. (Ak nemáte žiadneho odberateľa, aplikácia vás najprv pošle do adresára.)
Vyberte Odberateľ, skontrolujte dátumy a vyplňte položky. Archivovaní odberatelia sa v ponuke neukazujú.
Kliknite na Uložiť koncept alebo rovno na Vystaviť faktúru.

Dátumy a splatnosť

Dátum vystavenia aj dodania je predvolene dnešný, splatnosť 14 dní.
Splatnosť zadáte ako počet dní alebo ako dátum. Keď posuniete dátum vystavenia, počet dní splatnosti zostane.
Splatnosť nemôže byť pred dátumom vystavenia.

Položky

Každá položka potrebuje Názov. Faktúra musí mať aspoň jednu položku.
Množstvo musí byť väčšie ako nula, cena nesmie byť záporná. (Výnimkou je dobropis.)
Desatinné čísla môžete písať s čiarkou.
Platiteľ DPH zadáva ceny bez DPH a vyberá sadzbu 23, 19, 5 alebo 0 %.

Zľavy

Zľava % pri položke zníži cenu tejto položky.
Zľava na celú faktúru (%) sa uplatní na všetky položky, ešte pred výpočtom DPH.

Forma úhrady a spôsob dodania

V časti Platobné údaje vyberiete Forma úhrady: Prevodom (predvolená), V hotovosti alebo Kartou. Vedľa nej môžete vyplniť Spôsob dodania — vlastným textom alebo výberom z návrhov (osobný odber, kuriérom, poštou, elektronicky).

Obidva údaje sa vytlačia na faktúre a v PDF.
Pri forme úhrady V hotovosti alebo Kartou nemá PDF QR kód na platbu a e-mail s faktúrou neuvádza IBAN ani variabilný symbol — aby odberateľ neplatil prevodom. IBAN z údajov firmy na PDF zostáva.
Suma sa podľa formy úhrady nemení (napríklad sa nezaokrúhľuje na 5 centov pri hotovosti).
Pri zápise úhrady je predvyplnený spôsob podľa formy úhrady faktúry; zmeniť ho môžete.
Dobropis formu úhrady ani spôsob dodania nemá.

Poznámky na faktúre

V časti Poznámky na faktúre sú dve nepovinné polia: Poznámka nad položkami (vytlačí sa nad položkami, napríklad odvolanie na objednávku) a Poznámka pod súčtom (pod súčtom, napríklad poďakovanie alebo doplňujúci text). Každá má najviac 2000 znakov; riadky sa zachovajú tak, ako ich napíšete. Poznámky sú na faktúre v aplikácii aj v PDF a vystavením sa zmrazia ako všetko ostatné.

Nezamieňajte ich s poznámkou pri odberateľovi v adresári — tá je interná a na faktúru sa netlačí.

Ako sa počítajú sumy

Sumy sa prepočítavajú už počas písania, záväzné sú však tie, ktoré sa uložia. DPH sa počíta za každú sadzbu spolu (nie za každú položku zvlášť) a zaokrúhľuje sa na centy. Preto sa výsledok môže o cent líšiť od súčtu DPH po položkách — to je v poriadku. Faktúry sú v eurách.

Koncept a vystavená faktúra

Koncept nemá číslo. Môžete ho kedykoľvek upraviť alebo zmazať tlačidlom Zmazať faktúru.
Vystaviť faktúru pridelí faktúre číslo z číselného radu a zmrazí ju — vrátane údajov o vás aj o odberateľovi, ako boli v tej chvíli. Pred vystavením sa aplikácia opýta na potvrdenie.

Vystavenú faktúru už nemožno upraviť, zmazať ani vrátiť do konceptu. Pred vystavením si ju preto skontrolujte.

PDF faktúry

Po vystavení aplikácia pripraví PDF faktúry — zvyčajne do niekoľkých sekúnd. Na stránke vystavenej faktúry ho stiahnete tlačidlom Stiahnuť PDF. Koncept PDF nemá.

PDF obsahuje údaje o vás a o odberateľovi tak, ako boli pri vystavení, dátumy, položky, rekapituláciu DPH a sumu na úhradu. Z údajov firmy pridá IBAN, SWIFT, banku, kontakt a zápis v registri, od odberateľa aj dodaciu adresu — ak sú vyplnené. Prázdne údaje sa na PDF nevypíšu.
Platiteľ DPH má na PDF nadpis „Faktúra – daňový doklad“, neplatiteľ „Faktúra“ a vetu Nie sme platiteľmi DPH.
Na PDF sú aj forma úhrady a spôsob dodania a poznámky — nad položkami a pod súčtom.
Ak máte v údajoch firmy vyplnený IBAN a forma úhrady je Prevodom, PDF má pri sume na úhradu QR kód na platbu (PAY by square). Odberateľ ho naskenuje v aplikácii svojej banky a príkaz na úhradu sa vyplní sám: suma, IBAN, variabilný, konštantný a špecifický symbol, dátum splatnosti a poznámka s číslom faktúry. Faktúra s nulovou sumou QR kód nemá.
PDF sa po vystavení už nemení — rovnako ako faktúra. Ak neskôr zmeníte údaje firmy (napríklad IBAN), prejavia sa až na ďalšej vystavenej faktúre.
Faktúry vystavené pred spustením PDF dostali PDF dodatočne.
Faktúry vystavené pred spustením QR platby (23. 9. 2026) QR kód nemajú a už ho nedostanú — PDF sa nemení.
PDF dobropisu má nadpis „Opravná faktúra – dobropis“, číslo a dátum pôvodnej faktúry, dôvod opravy a rozdiely namiesto súm. QR kód nemá — dobropis sa neplatí. Stiahnutý súbor sa volá „Dobropis-číslo.pdf“.

Ak namiesto tlačidla vidíte PDF sa pripravuje, zvyčajne to trvá pár sekúnd. Obnovte stránku., počkajte chvíľu a obnovte stránku. Ak sa PDF neobjaví ani po minúte, kliknite na Pripraviť PDF znova. Opakované kliknutie nevadí — PDF sa pripraví iba raz. Tlačidlo môže použiť vlastník firmy alebo účtovník; používateľ, ktorý smie faktúry iba prezerať, PDF stiahne, ale znova ho pripraviť nemôže.

Odoslanie faktúry e-mailom

Vystavenú faktúru pošlete odberateľovi priamo z aplikácie. Na stránke vystavenej faktúry je časť Odoslať e-mailom:

Skontrolujte pole E-mail príjemcu. Je predvyplnené e-mailom odberateľa z adresára; môžete ho prepísať.
Kliknite na Odoslať faktúru. Aplikácia faktúru odošle do niekoľkých sekúnd; výsledok uvidíte v zozname Odoslania po obnovení stránky.

Odberateľ dostane krátky e-mail s číslom faktúry, sumou na úhradu, dátumom splatnosti, IBAN-om a variabilným symbolom (ak ich faktúra má) a v prílohe to isté PDF, ktoré si stiahnete tlačidlom Stiahnuť PDF. Pri forme úhrady V hotovosti alebo Kartou je v e-maile namiesto IBAN-u a variabilného symbolu forma úhrady.
Ako odosielateľ sa zobrazí názov vašej firmy. E-mail odchádza z adresy aplikácie; ak ste mali v údajoch firmy pri vystavení vyplnený e-mail, odpoveď odberateľa príde na ten.
Poslať sa dá na jednu adresu naraz. Tú istú faktúru môžete poslať viackrát aj na rôzne adresy — každé odoslanie je v zozname so stavom a časom.
Stavy: Odosiela sa (čaká na odoslanie), Odoslané (server príjemcu e-mail prevzal), Neodoslané (e-mail sa nepodarilo doručiť — skontrolujte adresu a pošlite znova). „Odoslané“ neznamená, že si ho odberateľ prečítal; môže skončiť aj v spame.
Kým PDF nie je pripravené, odoslať sa nedá — namiesto formulára uvidíte Faktúru pošlete e-mailom, keď bude pripravené PDF.
Posielať môže vlastník firmy alebo účtovník. Za 24 hodín môže jeden používateľ poslať najviac 50 e-mailov.
Výnimočne (pri výpadku na našej strane počas odosielania) môže odberateľ dostať ten istý e-mail dvakrát.
Odoslanie faktúru nemení — zostáva vystavená, tak ako bola.
Po prvom úspešnom odoslaní dostane faktúra štítok Odoslaná (dobropis Odoslaný) v zozname faktúr aj na svojej stránke. Pod číslom faktúry vidíte, kedy odišla naposledy. Kým sa e-mail odosiela alebo keď sa ho odoslať nepodarilo, štítok nie je.
Faktúru, ktorú pošlete mimo aplikácie (vlastným e-mailom, poštou), aplikácia nepozná — štítok Odoslaná nedostane. Ručne ju ako odoslanú označiť zatiaľ nejde.
Dobropis sa posiela rovnako. E-mail má predmet „Dobropis …“, uvádza číslo pôvodnej faktúry a rozdiel spolu; splatnosť ani IBAN v ňom nie sú.

Úhrady

Keď vám odberateľ zaplatí, zapíšte úhradu na stránke vystavenej faktúry v časti Úhrady. Aplikácia ukáže Spolu na úhradu, Uhradené a Zostáva uhradiť.

Vyplňte Dátum úhrady — deň, keď peniaze prišli (predvyplnený je dnešok).
Skontrolujte Suma. Predvyplnený je celý zostatok; pri čiastočnej úhrade ho prepíšte.
Vyberte Spôsob (Prevodom, V hotovosti alebo Kartou; predvyplnený je podľa formy úhrady faktúry), prípadne doplňte Poznámka (napríklad číslo výpisu), a kliknite na Zapísať úhradu.

Faktúra môže mať viac úhrad (splátky). Keď zostatok klesne na nulu, uvidíte Faktúra je uhradená celá.
Spolu nemožno zapísať viac, než je suma na úhradu. Ak odberateľ zaplatil viac, preplatok aplikácia zatiaľ nevie zapísať.
Ak k faktúre vystavíte dobropis, suma na úhradu sa o neho zníži. V časti Úhrady potom uvidíte aj Suma faktúry a Dobropisy.
Dátum úhrady nemôže byť v budúcnosti.
Úhrada sa neupravuje. Ak ste ju zapísali zle, kliknite pri nej na Zmazať a zapíšte ju znova správne.
Úhrada faktúru nemení — doklad aj PDF zostávajú tak, ako boli vystavené. Koncept úhrady nemá.
Zapisovať a mazať úhrady môže vlastník firmy alebo účtovník. Používateľ, ktorý smie faktúry iba prezerať, úhrady vidí.

Vrátenie peňazí po dobropise

Keď odberateľ faktúru zaplatil a vy potom vystavíte dobropis, zaplatil viac, než dlhuje. Faktúra dostane štítok Na vrátenie a v časti Úhrady uvidíte Na vrátenie odberateľovi s formulárom na vrátenie.

Peniaze pošlite odberateľovi (aplikácia ich neposiela).
Vyplňte Dátum vrátenia a Vrátená suma — predvyplnený je celý preplatok, pri čiastočnom vrátení ho prepíšte. Sumu píšte kladnú.
Kliknite na Zapísať vrátenie. V zozname úhrad sa objaví so slovom „Vrátenie“ a zápornou sumou.

Vrátiť sa dá najviac preplatok. Bez preplatku sa formulár na vrátenie neukáže.
Vrátenie sa maže rovnako ako úhrada. Úhradu, ku ktorej je zapísané vrátenie, zmažete až po zmazaní vrátenia.

Stav úhrady

Každá vystavená faktúra má pri čísle štítok so stavom úhrady — v zozname faktúr aj na stránke faktúry. Aplikácia ho určí sama podľa zapísaných úhrad a dátumu splatnosti; ručne sa nenastavuje.

Čaká na úhradu — zatiaľ bez úhrady a splatnosť ešte neuplynula.
Čiastočne uhradená — časť je zapísaná, zvyšok ešte nie je splatný.
Po splatnosti — dátum splatnosti uplynul a faktúra nie je uhradená celá. Platí aj vtedy, keď časť už prišla — koľko zostáva, uvidíte na stránke faktúry v časti Úhrady.
Uhradená — úhrady pokrývajú celú sumu na úhradu, aj keď prišli po splatnosti.
Dobropisovaná — faktúra je celá opravená dobropismi a nič sa za ňu neplatí.
Na vrátenie — po dobropise je zaplatené viac, než sa dlhuje; preplatok treba vrátiť odberateľovi (pozri Vrátenie peňazí po dobropise).

V deň splatnosti faktúra ešte nie je po splatnosti. Štítok sa zmení nasledujúci deň (podľa slovenského času).
Keď úhradu zmažete, stav sa hneď vráti podľa toho, čo zostalo zapísané.
Koncept stav úhrady nemá — má štítok Koncept.
Dobropis vlastný stav úhrady nemá — má štítok Dobropis a mení stav pôvodnej faktúry.

Duplikovanie faktúry

Pri opakovanej fakturácii (napríklad každý mesiac rovnaké služby) nemusíte všetko písať znova. Na stránke faktúry — vystavenej aj konceptu — kliknite na Duplikovať. Otvorí sa Nová faktúra z kópie, vyplnená podľa pôvodnej faktúry.

Prenesie sa odberateľ, názov faktúry, položky, zľavy, konštantný a špecifický symbol, číslo objednávky, forma úhrady, spôsob dodania a obe poznámky.
Dátum vystavenia a dodania je dnešný. Splatnosť má rovnaký počet dní ako pôvodná faktúra.
Variabilný symbol, ktorý aplikácia doplnila z čísla pôvodnej faktúry, sa neprenesie — nová faktúra dostane svoj pri vystavení. Variabilný symbol, ktorý ste zadali sami, sa prenesie.
Údaje odberateľa sa vezmú z adresára, teda aktuálne — nie tie, ktoré sú na pôvodnej vystavenej faktúre.
Skontrolujte ceny a sadzby DPH. Ak ste odvtedy zmenili, či ste platiteľ DPH, nová faktúra sa riadi dnešným nastavením firmy.
Nič sa neuloží, kým nekliknete na Uložiť koncept alebo Vystaviť faktúru. Pôvodná faktúra sa nemení. Pri duplikovaní konceptu sa prevezme jeho posledná uložená podoba.

Dobropis — oprava vystavenej faktúry

Vystavená faktúra sa nemení. Keď odberateľ vráti tovar, dohodnete sa na zľave alebo je na faktúre chyba v sume, vystavíte k nej dobropis (opravnú faktúru). Dobropis sumu faktúry znižuje.

Na stránke vystavenej faktúry v časti Dobropisy kliknite na Vytvoriť dobropis.
Vyplňte Dôvod opravy — je povinný a vytlačí sa na doklade.
Skontrolujte Dátum opravy — deň, keď nastal dôvod opravy (napríklad keď odberateľ tovar vrátil).
Upravte položky. Sú predvyplnené ako vrátenie celej faktúry — so záporným množstvom. Ponechajte iba to, čo sa naozaj vracia alebo zľavňuje; ostatné odoberte.
Ak chcete, doplňte poznámky. Z pôvodnej faktúry sa neprenášajú.
Kliknite na Uložiť koncept alebo Vystaviť dobropis.

Položky dobropisu sú rozdiely oproti pôvodnej faktúre: vrátené 2 kusy zapíšte ako množstvo −2, zľavu 50 € ako položku s cenou −50. Súčet je preto záporný a súhrn ukazuje Rozdiel základu dane, Rozdiel DPH a Rozdiel spolu.
Dobropis musí sumu znížiť alebo ponechať — so súčtom nad nulou sa nevystaví.
Dobropisovať nemôžete viac, než bolo na faktúre — ani spolu, ani v jednotlivej sadzbe DPH. Počítajú sa aj dobropisy, ktoré ste k faktúre vystavili skôr.
Odberateľ, sadzby DPH a zľava sa berú z pôvodnej faktúry. Odberateľa na dobropise nezmeníte; jeho údaje (adresa, IČ DPH) sa pri vystavení vezmú z adresára, takže ak ste ich po vystavení faktúry opravili, na dobropise budú opravené. Ak ste medzičasom prestali byť platiteľom DPH, dobropis k faktúre z čias platiteľa má stále DPH.
Dobropis dostane číslo z toho istého číselného radu ako faktúry. Nemôže mať dátum vystavenia skôr ako pôvodná faktúra. Splatnosť nemá.
Ak ste platiteľ DPH, opravnú faktúru máte vyhotoviť do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom nastal dôvod opravy. Keď je dátum vystavenia po tejto lehote, formulár na to upozorní; vystaviť dobropis ale môžete.
Po vystavení je dobropis zmrazený ako každá faktúra: má PDF, pošlete ho e-mailom a už sa nedá upraviť ani zmazať. Koncept dobropisu upravíte alebo zmažete tlačidlom Zmazať faktúru.
Dobropis sa neplatí samostatne. Zníži sumu na úhradu pôvodnej faktúry; úhrady aj vrátenie peňazí zapisujete pri nej (pozri Vrátenie peňazí po dobropise).
K jednej faktúre môžete vystaviť viac dobropisov. Všetky uvidíte na stránke faktúry v časti Dobropisy; keď je faktúra celá dobropisovaná, ďalší už nevytvoríte.
Dobropis sa nedá duplikovať a dobropis k dobropisu nevystavíte.
Ak ste vo faktúre urobili chybu a chcete ju nahradiť správnou, vystavte dobropis na celú faktúru a potom novú faktúru — napríklad cez Duplikovať na pôvodnej faktúre.

Zoznam faktúr

Faktúry sú zoradené od najnovšej. Koncept má štítok Koncept s prerušovaným okrajom, vystavená faktúra ukazuje svoje číslo a stav úhrady. Dobropis má fialový štítok Dobropis a číslo faktúry, ku ktorej patrí. Faktúra, ktorú ste už poslali e-mailom, má navyše modrý štítok Odoslaná. Pri každej vidíte sumu a dátumy vystavenia a splatnosti (dobropis iba dátum vystavenia). Filtrovať zoznam podľa stavu zatiaľ nejde.